Word 写论文，也可以很好用

九月将至，大一新生踏入校园的同时，大四「老油条」们也开始准备自己的毕业论文与实习工作。学年论文与毕业论文时本科生绕不过的一座大山，以下是我在大四撰写论文时积累的一些个人经验与见解，希望对学弟、学妹们的论文写作有所帮助。

电子资源

文科专业的大部分学生在本科阶段，了解学界研究会借助知网、万方数据等文献数据库。国内高校图书馆也会购买文献数据库的使用权限，方便校内教职工与学生使用。在校园网中打开图书馆的网站，找到电子资源栏目，便可以看到学校已购买的电子数据库。除了学校提供的电子资源，不少地方图书馆对当地公众与读者提供电子资源，如国家图书馆、浙江图书馆在注册后便可免费使用。

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当我们搜索某个领域的文献，数据库会返回不少的文章，文章的质量良莠不齐，参考文献的作用时帮助你了解研究话题的学术现状、存在问题、解决方法等，导师进行论文指导也会强调尽量挑选时间较新的「核心期刊」与「原始文献」，注重文献的权威性、专业性与时效性。在数据库搜索时，我们可以通过筛选功能，选择来自「核心期刊」的文献，如北大核心、南大核心、SCI、EI、SSCI 等期刊目录。

大部分阅读与参考的文献我是从万方数据下载的，PDF 文档方便在不同的软件中阅读与文献管理，二是万方提供的 PDF 文档默认自带目录与文字图层，知网（大陆版）默认只提供 CAJ 格式的文档，缺德到家。

Word 主题样式

不少大学生在「制造学术垃圾」使用的主流写作工具是 Microsoft Word，最头疼的除了正文写作，还有学术论文的格式规范。

一篇学术论文的结构大致可分为以下四大部分：封面、目录、正文以及引用。

以我大学的《毕业论文档案打印和格式要求》为例，除去页面设置、撰写规范、字词符号用法等要求，大部分内容的格式涉及到 Word 中的字体样式与段落样式设置。在开始写作前，我们可以根据论文格式规范，在 Word 的样式编辑器中对不同部分的内容创建通用样式，也就是「制作模板」，使用 Word 样式可以为文字快速添加预定格式。

在 Word 中，按下 Alt + Ctrl + Shift + S 或点击 开始选项卡 - 样式面板 右下方的 ↘️ 展开 图标打开样式管理窗格，单击 A+ 新建样式 进入样式编辑器。

以首先我们需要设置样式的属性，比如正文的格式要求：中文使用宋体字体、英文与数字使用 Times New Roman 字体、小四字号、居左对齐、段落首行缩进两格、行距 22 磅、段前段后不空行，这些要求只涉及到文字的字体格式与段落格式。点击样式编辑器左下方的 格式 - 字体 ，调整字体格式。

按照格式要求，我们只需要调整 中文字体、英文字体、字号；完成后，来到段落格式，在 缩进和间距 选项卡下，常规、缩进、间距 三项配置分别指向了文本的角色、段落首行缩 w 进与段前段后间距三项要求，完成设置后，点击 确定，在样式管理窗格便可看到名为 论文_正文 的样式。除了字体格式与段落格式，在样式编辑器中还提供了 编号、制表位 等设置选项，比如在正文的一级、二级标题样式中，会用到不同层次的有序编号。

整理格式要求时，我基于论文的内容结构分为封面、目录、摘要、正文、参考文献、附录、致谢，分别制作不同部分的样式，然后根据大纲，填入相应的样式后得到一个基础的骨架，方便日后论文的写作。

文献引用

参考文献是论文中的重要部分，它可以为你在文中提出的观点提供支撑基础，也是对参考文献作者的一种尊重。虽然 Word 提供了「参考文献」管理功能，但其缺乏开放性与便捷性，需要手动导入文献，生成的引文也不够地道 —— 不支持 GB/T 7714-2015 引文格式。

解决的方法有两个 —— 一是在下载、引用文献时，通过知网、万方数据等数据库导出参考文献的引文；二是通过 Zotero、EndNote、知网研学等文献管理工具。因为需要阅读、参考的文献数量比较多，写论文时我选择用 Zotero + 坚果云辅助管理参考文献，在 Zotero 中可直接生成符合 GB/T 7714-2015 格式要求的引文，有关 Zotero 的使用教程，可以参考少数派上一些作者的使用教程，本文不过多介绍。

即便是不使用文献管理工具，在撰写论文初稿时，同样需要做好参考文献的标记工作（如文章标题 + 作者 + 页码），减轻末期校对格式的工作压力，我亲眼目睹我的同学，参考文献堆满在 Edge 的标签栏中，但文中没有进行任何标记，临定稿前都未能补齐参考文献。

引文生成后，将引文清单插入到参考文献部分，添加自动有序编号后，在文中需要标记使用「交叉引用」功能添加文献的序号，便完成参考文献的标记。

版本管理

Word 文档的文件是基于 OOXML（Office Open XML）打包的一个压缩包，按照 Microsoft 的说法，实现版本控制，需要将 Word 文档储存在 OneDrive 中；Git + Pandoc「纯文本式」的版本控制方法，对没有编程基础的用户而言存在使用门槛。3 月的时候，我在使用 GoodSync 备份论文时发生意外，误操作将移动硬盘上的旧文件覆盖在 OneDrive 的最新文件上，发现后我翻看论文文档在 OneDrive 的版本记录，也未能成功恢复。

于是我开始以一天为分解，在写论文前将前一天的文档拷贝与重命名。命名的方式按照「大版本日期 + 论文 X 稿 + 编辑日期」，配合定期备份，保障论文文档不会出现意外丢失、损坏的情况，除非是 OneDrive 与移动硬盘同时 “爆炸”。

这种方法虽然可以实现简单的版本管理，但也存在不足，回溯修改时需要逐个逐个翻看，无法直观了解不同日期版本的差异。可以通过填写日志的方法进行记录，或者选择相对复杂的 Git / SVN 版本管理工具。

除了进行版本管理，定期备份也是在论文撰写过程中必不可少的。备份工作遵循「3 + 2 + 1」的原则 —— 至少备份 3 份、2 份本地不同介质、1 份在异地。写论文的时候，我偷了下懒，只在 OneDrive 和脱机的移动硬盘上进行备份，由 GoodSync 将 OneDrive 的新文件自动同步到移动硬盘上，避免手动拷贝文件时误操作。

论文查重

论文查重是国内本科、硕士、博士毕业生都逃不过的一道难关，在学校进行查重前，学生通常会借助互联网上的查重工具检查自己的「学术垃圾」。按照文献数据库的拥有量进行排名，可以分为两个梯队：

目前知网、万方、维普都向个人用户开放检测服务，价格在 1.5 ~ 3 元 / 千字符不等。考虑到检测结果的准确性，最好是选择与学校相同的论文检测系统来对自己的论文进行初检，第三方检测系统由于检测资源库以及机构自建库存在差异，查重结果会与学校的产生出入或相差较大，此外论文存在被第三方机构泄露的风险。

以 知网个人查重服务 为例，我将我的毕业论文上传至检测系统进行查重，检测完成后，可以获取全文报告、对照报告、简洁报告，得到的总文字复制比与学校检测结果一致，按照知网客服的说法，个人查重服务（毕业设计类）使用的检测库与高校、机构一致的比对资源库。

结尾

网上也有不少人用 LaTeX 来写论文，对于不习惯 Coding 的我来说，如同天书一般，Word 的使用体验不尽人意，但厘清不同功能之间的逻辑，配合上趁手的工具，在你撰写论文过程中，Word 也可以很好用。