巧用 Word 郵件合併，半自動生成活動照片記錄文件

這個學期開始接觸行政事務，現今的教學、德育、安全等工作都強調「事過留痕」的原則，各類活動都要求「精心策劃、詳細記錄」—— 包括撰寫方案、拍照、撰寫方案、簡報以及打印活動照片，每個星期少也有 3~4 份活動照片記錄，排版工作確實相當繁瑣。

使用 Quicker 生成每週的 “三表”

在去年嘗試使用 Quicker 自動生成每週的缺勤登記、體溫異常及健康情況統計表後，我便想，尋找能夠半自動或自動生成活動照片記錄的方法，提高此類事務的處理效率。

💡 理清思路#

活動照片記錄文檔主要由標題、照片及照片說明組成，可以在此基礎上構建一個模板，進行重複套用。

使用壓縮軟體打開 Docx 格式的 Word 文檔

原先我的設想是，Docx 文件本質上是一個壓縮包，通過直接替換壓縮包中的圖片，外加手動修改標題，便完成了活動照片記錄。

不過這個想法很快就被上頭「一拍大腿」的格式標準給打破了 —— 每張照片下，都必須用文字說明時間、地點、主題、主辦單位。

少數派作者群的群友給出了不少的建議，比如利用 python-docx 庫，以及郵件合併的方法。而 Power Automate 涉及到 Excel 與 Word 的自動化流需要訂閱高級版方可使用。因為不會 Python 和 VBA，我最終選擇了大學計算機基礎學過的 Word 郵件合併，Word 的事還是交給 Word 來解決（

注：下文步驟將創建兩個文件 —— 信息模板.xlsx、郵件合併模板.docx，並使用 F:\工作文件\照片收集\ 作為活動照片存放的文件夾，請根據實際情況進行更改。

🎬 視頻教程#

🎬 視頻觀看鏈接：Bilibili / YouTube

📋 準備工作#

創建信息模板#

Word 郵件合併可以將數據源的信息，套用在一個相同格式的模板，適合生成大量個性化文檔的場景。

第一步，我先在 Excel 中製作了活動照片記錄需要的信息字段模板，比如活動主題、活動日期及活動照片存放文件夾，通過這些基礎信息，利用公式生成其餘的固定信息。

Excel 工作簿分為兩個工作表 —— 鍵入數據、生成列表，前者用於輸入相關信息，後者生成後提供給 Word 引用。需要注意，因為 Word 中的 IncludePicture 域會處理反斜杠 \，因此文件夾和照片文件的單反斜杠 \ 需要替換為雙反斜杠 \\。

照片文件夾、照片路徑 兩列的數據可以通過公式自動處理，如 ="F:\\工作文件\\照片收集\\"&B2 生成文件夾路徑、=E2&"\\1.jpg" 生成照片文件路徑（照片按照 1.jpg、2.jpg、3.jpg …… 格式進行重命名）。

鍵入數據表格內容

生成列表表格內容

完成編輯後，保存 信息模板.xlsx 表格。

製作 Word 模板#

第二步，按照文件格式要求，製作活動照片記錄的模板。這一步可以直接套用先前製作的文檔。

創建活動照片記錄文檔的基礎模板

🔗 進行郵件合併#

第三步，進行郵件合併。在 Word 中切換至郵件選項卡，進入郵件合併分步向導，數據來源使用剛才創建的信息字段模板。接下來，我們需要在文檔中需要填寫信息的地方，插入合併域。

郵件合併分步向導操作過程

當你在這一步點擊生成時，恭喜你得到了一份沒有照片且不符要求的活動記錄，實現自動插入照片以及滿足一頁兩張照片的要求，還需要使用多一點點域代碼。

錯誤格式

域代碼#

Word 域代碼可以看成是動態更新的內容，用於在文檔中插入自動化的內容、功能或數據，例如頁碼、日期和時間、郵件合併、文檔屬性、交叉引用、圖序等。在這裡我們需要用到 IncludePicture 域、Next 字段。

IncludePicture 域可以在文中插入指定路徑的圖片。在插入選項卡中，找到文檔部件 - 域 - IncludePicture，文件名填寫「路徑」二字，點擊確定插入到文檔的指定位置。

因為還沒有填寫圖片的文件路徑，圖片此時是無法加載的。按下 Alt + F9 快捷鍵，顯示當前文檔的域代碼，將 IncludePicture 域中的「路徑」二字替換為照片路徑域。

在 IncludePicture 域中插入照片路徑域

默認情況下，Word 會按頁為單位生成新的文檔，實現同一文檔插入多條數據記錄，我們需要使用到 Next Record 域。

使用方法很簡單，在郵件選項卡中，找到規則 - 下一記錄，插入至圖片說明的末尾。接著將圖片以及圖片說明複製、粘貼、複製、粘貼。

插入 Next Record 域

生成文檔#

完成以上步驟後，你就得到了一份活動照片記錄的模板。在 郵件 選項卡中，點擊 完成並合併 - 編輯單個文檔，生成後，選擇全部內容 Ctrl + A，更新域內容 F9，此時生成的文檔圖片便會自動更新為文件夾的照片。

郵件合併生成文檔效果

✅ 進階玩法#

注：以下的 VBA 宏代碼均由 ChatGPT 生成，本人負責組合、拼接與搬運。

除了手動完成郵件合併，利用 VBA 宏與快捷鍵，也能減少生成文檔需要的步驟。

首先，分別將 信息模板.xlsx 與 郵件合併模板.docx 分別另存為 信息模板.xlsm（啟用宏的表格）、郵件合併模板.docm（啟用宏的文檔），Word 與 Excel 需要開啟宏，並將文檔所在目錄設為 受信任目錄 （Word 選項 - 信任中心 - 信任中心設置 - 受信任位置）。

隨後打開 信息模板.xlsm，按 Alt + F11 進入 VBA 編輯器，點擊 插入 - 模塊，在編輯框中插入以下代碼，編輯完成後按 Ctrl + S 保存，關閉 VBA 編輯器。

Sub 進入郵件合併()
    Dim objWord As Object
    
    ' 創建一個 Word 應用程序對象
    Set objWord = CreateObject("Word.Application")
    
    ' 打開 Word 文檔（替換為你的 Word 文檔的路徑）
    objWord.Documents.Open "F:\工作文件\郵件合併模板.docm"
    
    ' 讓 Word 應用程序可見
    objWord.Visible = True
    
    ' 保存當前工作簿
    ThisWorkbook.Save
    
    ' 退出 Excel
    Application.Quit
End Sub

Excel 切換到 開發工具 選項卡，點擊 插入 - 按鈕（窗體控件），在工作表上畫出一個按鈕，繪製好後右擊按鈕，點擊 指定宏，選擇剛才創建的 進入郵件合併。點擊按鈕後，便會自動打開郵件合併模板，並且關閉 Excel 程序。

Excel 中創建進入文檔並關閉 Excel 的宏

接著，打開 郵件合併模板.docm，按 Alt + F11 進入 VBA 編輯器，點擊 插入 - 模塊，在編輯框中插入以下代碼，編輯完成後按 Ctrl + S 保存，關閉 VBA 編輯器。

Sub 執行郵件合併()
    ' 執行郵件合併
    ActiveDocument.MailMerge.Execute
    
    ' 如果需要，可以在這裡添加其他後續操作
End Sub

Word 無法像 Excel 一樣指定宏到一個按鈕上，但可以通過快捷鍵運行宏。在 郵件 選項卡中右擊鼠標，選擇 自定義功能區。進入到 Word 選項，點擊 鍵盤快捷方式：自定義，將更改保存在文檔 選擇 郵件合併模板.docm，然後在 類別 中找到 宏，選擇 執行郵件合併，添加一個快捷鍵組合，我這裡分配的是 Alt + Shift + N，分配好後點擊 指定。

Word 中分配快捷鍵給宏

💭 尾言#

除了以上方式，你也可以利用其它的工具來實現，比如 Power Automate、python-docx 庫、Quicker 等方式，巧妙運用一些自動化工具，可以幫助你高效完成重複性的工作任務，早日實現應摸🐟盡摸🐟。